5 Pesadillas Comunes para Administradores de Zoom Workspace

A medida que Zoom se ha convertido en una herramienta esencial para el trabajo remoto y las reuniones virtuales, la gestión de un entorno de Zoom Workspace conlleva una serie de desafíos. Desde asegurar el acceso a las reuniones, hasta proteger los datos y gestionar los permisos de los usuarios, los administradores de Zoom deben equilibrar muchas responsabilidades. Si no se manejan correctamente, estas tareas pueden convertirse rápidamente en pesadillas de gobernanza de acceso y datos que pongan en riesgo la seguridad de tu negocio.

En este artículo, hablaremos sobre las cinco pesadillas más comunes para los administradores de Zoom Workspace y proporcionaremos soluciones prácticas para mantener tus reuniones seguras, en cumplimiento y eficientes.

1. Acceso No Autorizado a Reuniones de Zoom

La Pesadilla:

Una de las pesadillas más comunes para los administradores de Zoom es el acceso no autorizado a las reuniones. Ya sea por "Zoombombing" (cuando personas no deseadas irrumpen en reuniones) o por invitaciones accidentales a asistentes incorrectos, las reuniones de Zoom no protegidas pueden provocar brechas de seguridad, pérdida de información sensible o situaciones incómodas.

La Solución:

Para prevenir el acceso no autorizado, siempre configura contraseñas para las reuniones y utiliza las salas de espera para controlar quién ingresa a la reunión. Las Perfiles de Autenticación de Zoom te permiten restringir el acceso solo a aquellos que estén registrados con un dominio o correo específico, añadiendo una capa adicional de seguridad.

Para reuniones más críticas, habilita el cifrado de extremo a extremo y limita la capacidad de compartir pantalla solo a los anfitriones o a participantes específicos. Esto minimiza el riesgo de que personas no autorizadas accedan al contenido de la reunión.

Finalmente, recuerda a los usuarios que nunca deben compartir enlaces o contraseñas de reuniones públicamente, y que los distribuyan únicamente a través de canales seguros.

2. Filtraciones de Datos a Través de Reuniones Grabadas

La Pesadilla:

Grabar reuniones de Zoom es conveniente para futuras referencias, pero puede convertirse rápidamente en una pesadilla si la información sensible grabada en esas reuniones se comparte accidentalmente con personas no autorizadas. Sin una adecuada gobernanza de datos, las reuniones grabadas pueden exponer discusiones confidenciales, información de clientes o estrategias comerciales.

La Solución:

Zoom permite controlar quién puede grabar reuniones y dónde se almacenan estas grabaciones. En primer lugar, limita los permisos de grabación solo a los anfitriones o a individuos específicos y desactiva la grabación automática a menos que sea absolutamente necesario. Además, asegúrate de que todas las grabaciones se almacenen en entornos basados en la nube y seguros, preferiblemente cifrados y dentro de los protocolos de gobernanza de datos de la empresa.

Audita regularmente las grabaciones de reuniones y utiliza las Configuraciones de Retención de Datos de Zoom para eliminar automáticamente las grabaciones después de un tiempo determinado, reduciendo el riesgo de que archivos antiguos se expongan.

Para mayor seguridad, integra Zoom con soluciones de almacenamiento de archivos empresariales que ofrecen controles de acceso y cifrado mejorados, como Box o Microsoft OneDrive.

3. Mala Gestión de Permisos de Usuario

La Pesadilla:

Sin controles estrictos sobre los accesos y permisos de usuario, los empleados pueden tener más poder en Zoom del que necesitan. Desde programar reuniones no autorizadas hasta alterar configuraciones o acceder a reuniones confidenciales, los permisos mal gestionados pueden exponer a tu organización a riesgos innecesarios.

La Solución:

Establece un control de acceso basado en roles (RBAC) dentro de Zoom, asegurándote de que los usuarios solo reciban los permisos que necesitan según sus roles. Por ejemplo, los usuarios básicos deben tener permisos limitados, mientras que los gerentes o jefes de departamento pueden necesitar capacidades adicionales como la programación y gestión de reuniones.

Utiliza las Configuraciones de Grupo y de Administración de Zoom para asignar roles y limitar los privilegios para cada grupo de usuarios. Revisa y audita regularmente estos ajustes para garantizar el cumplimiento con las políticas de la empresa y los estándares de gobernanza de datos. Al ajustar finamente el acceso de los usuarios, reduces la probabilidad de acciones no autorizadas o cambios en la configuración que puedan comprometer la seguridad de las reuniones.

4. Gobernanza de Datos Inadecuada para el Chat de Zoom y la Compartición de Archivos

La Pesadilla:

Las funciones de chat y de compartición de archivos en Zoom son extremadamente útiles para la colaboración, pero también pueden convertirse en un punto débil en la gobernanza de datos. Los datos sensibles compartidos durante una reunión pueden ser descargados, almacenados o compartidos con personas no autorizadas sin una supervisión adecuada.

La Solución:

Implementa políticas estrictas de gobernanza de datos que dicten qué tipos de información pueden compartirse a través del chat o de la función de compartición de archivos en las reuniones de Zoom. También puedes deshabilitar completamente la compartición de archivos si es necesario, o restringirla a usuarios de confianza dentro de tu organización.

Zoom te permite monitorear y retener mensajes de chat a través de funciones de archivado, lo que es útil para cumplir con las normativas en sectores como el de la salud o el financiero. Configura el archivado automático de los mensajes de chat, especialmente en entornos donde se aplican leyes de retención de datos como HIPAA o GDPR.

Para mayor seguridad, integra Zoom con una solución de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) para monitorear y prevenir automáticamente la compartición de información sensible durante las reuniones.

5. Onboarding y Offboarding Ineficientes de Usuarios

La Pesadilla:

El no manejar de manera eficiente el onboarding o offboarding de usuarios es otra pesadilla común en Zoom Workspace. Cuando los nuevos empleados no reciben el acceso adecuado o cuando los exempleados conservan el acceso después de dejar la empresa, puede generar graves riesgos de seguridad, como el acceso no autorizado a reuniones pasadas, grabaciones e información confidencial.

La Solución:

Optimiza tus procesos de onboarding y offboarding integrando Zoom con el sistema de gestión de identidades de tu empresa, como Okta o Azure Active Directory. Estos sistemas pueden ayudar a automatizar la provisión y desprovisión de usuarios, asegurando que los nuevos empleados reciban los niveles de acceso correctos y que los exempleados sean eliminados inmediatamente del sistema.

Para el offboarding manual, asegúrate de revocar el acceso del usuario a todas las reuniones, grabaciones y archivos compartidos de Zoom tan pronto como dejen la organización. Realiza auditorías regulares de las listas de acceso de usuarios para detectar cualquier cuenta huérfana o usuarios inactivos que puedan seguir teniendo acceso a tu entorno de Zoom Workspace.

Automatizar y auditar regularmente los procesos de onboarding y offboarding de usuarios te permitirá minimizar el riesgo de acceso no autorizado y mantener un entorno de Zoom seguro.

Mejores Prácticas para la Gobernanza de Datos en Zoom Workspace

Para asegurarte de que tu entorno de Zoom se mantenga seguro y en cumplimiento, sigue estas mejores prácticas para la gobernanza de acceso y datos en Zoom Workspace:

• Implementa control de acceso basado en roles (RBAC)

  : Asigna permisos según los roles de los usuarios para minimizar el acceso innecesario.

• Requiere contraseñas para las reuniones y usa salas de espera

  : Estos simples pasos pueden evitar el acceso no autorizado a tus reuniones.

• Monitorea y controla las grabaciones de reuniones

  : Establece reglas estrictas sobre quién puede grabar reuniones y dónde se almacenan las grabaciones.

• Deshabilita o restringe la compartición de archivos

  : Reduce el riesgo de filtraciones de datos limitando los permisos de compartición de archivos a usuarios de confianza.

• Automatiza el onboarding y offboarding de usuarios

  : Usa sistemas de gestión de identidad para optimizar la gestión de accesos de los usuarios.

• Configura funciones de cumplimiento

  : Utiliza las funciones de retención de datos y archivado de Zoom para cumplir con las normativas de gobernanza de datos.

Al seguir estas mejores prácticas, podrás evitar las pesadillas administrativas más comunes y mantener tu Zoom Workspace seguro, eficiente y en cumplimiento con las políticas de gobernanza de datos de tu empresa.

Preguntas Frecuentes

P1: ¿Qué es la gobernanza de acceso y datos en Zoom Workspace? La gobernanza de acceso y datos en Zoom Workspace se refiere a las políticas y prácticas utilizadas para controlar y monitorear el acceso de los usuarios, los datos de las reuniones y los archivos compartidos en Zoom, asegurando que la plataforma sea segura y cumpla con los estándares organizacionales.

P2: ¿Cómo puedo evitar el acceso no autorizado a mis reuniones de Zoom? Para evitar el acceso no autorizado, habilita funciones como contraseñas para reuniones, salas de espera y perfiles de autenticación que limiten quién puede unirse a tus reuniones. Asegúrate de que los enlaces de reunión solo se compartan a través de canales seguros.

P3: ¿Cómo debo manejar los permisos de grabación en Zoom? Limita quién puede grabar reuniones ajustando los permisos de grabación en Zoom. Almacena las grabaciones de manera segura en entornos cifrados y audita regularmente las grabaciones para garantizar que los datos sensibles se manejen de manera adecuada.

P4: ¿Cómo puedo mejorar la gestión de accesos de usuarios en Zoom? Usa el control de acceso basado en roles (RBAC) para asignar permisos según el rol de cada usuario. Audita regularmente los roles y permisos de los usuarios para evitar que obtengan acceso innecesario a reuniones y configuraciones.

P5: ¿Cómo aseguro el cumplimiento de leyes como GDPR o HIPAA en Zoom? Utiliza las funciones de retención de datos y archivado de Zoom para almacenar los mensajes de chat, grabaciones y otros datos de reuniones en cumplimiento con las leyes de gobernanza de datos. Además, integra Zoom con soluciones de DLP para monitorear y prevenir la compartición de datos sensibles durante las reuniones.