5 Pesadillas de Administradores de Slack Workspace y Evitarlas

Slack se ha convertido en una herramienta esencial de colaboración para empresas de todos los tamaños, facilitando la comunicación, el intercambio de archivos y la gestión de proyectos. Sin embargo, gestionar un espacio de trabajo de Slack conlleva su propio conjunto de desafíos, especialmente cuando se trata de garantizar el control de acceso, la gobernanza de datos y la seguridad general. Aunque Slack ofrece muchas funciones para optimizar las operaciones, una mala gestión puede convertir rápidamente la plataforma en una pesadilla de ciberseguridad y cumplimiento para los administradores.

En este artículo, desglosaremos las cinco pesadillas más comunes para los administradores de Slack Workspace y ofreceremos soluciones prácticas para prevenirlas, asegurando un entorno seguro y bien gestionado para tu empresa.

1. Acceso Irrestricto y Mala Gestión de Roles

La Pesadilla:

La facilidad de uso de Slack a veces tiene un costo: acceso irrestricto a varios canales y grupos. Con el tiempo, los administradores pueden perder el control de quién tiene acceso a canales sensibles, si ciertos usuarios todavía necesitan permisos administrativos o si los colaboradores externos han accedido a información confidencial por error.

La Solución:

Implementa controles estrictos de acceso basado en roles (RBAC) dentro de Slack. Comienza categorizando a los usuarios según sus roles y responsabilidades, asegurándote de que solo las personas necesarias tengan acceso a canales sensibles y privilegios de administración.

Aprovecha Slack Enterprise Grid si tu empresa es lo suficientemente grande. Esta función permite un mejor control sobre los permisos a través de múltiples espacios de trabajo de Slack, lo que proporciona a los administradores una gestión centralizada del acceso.

Además, realiza auditorías periódicas de acceso para revisar los permisos de los usuarios y eliminar cuentas inactivas o innecesarias. Esto reduce las posibilidades de exposición de datos y garantiza que el acceso siempre esté alineado con las necesidades del negocio.

2. Filtraciones de Datos a través de Canales Públicos y Mensajes Directos

La Pesadilla:

Si bien los canales públicos y los mensajes directos (DMs) fomentan la transparencia y la comunicación, también pueden convertirse en vías para filtraciones de datos. Documentos sensibles o información confidencial pueden compartirse en los canales equivocados o con destinatarios no deseados, lo que provoca brechas de seguridad o violaciones de cumplimiento.

La Solución:

Comienza estableciendo políticas claras de compartición de datos y asegurándote de que todos los empleados conozcan las mejores prácticas a la hora de compartir información confidencial en Slack. Define qué tipo de datos se pueden compartir en canales públicos versus privados y restringe el intercambio de información sensible a través de mensajes directos.

Usa las herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) de Slack o integra soluciones DLP de terceros como Netskope o CASB (Cloud Access Security Brokers) para monitorear y detectar contenido sensible de manera automática. Esto garantizará que las actividades de intercambio de datos estén controladas, reduciendo la probabilidad de filtraciones accidentales o malintencionadas.

Para mayor control, puedes desactivar las opciones de compartir archivos en canales públicos y limitar quién puede enviar y recibir archivos en mensajes directos según sus roles o la sensibilidad de la conversación.

3. Vulnerabilidades en Aplicaciones de Terceros

La Pesadilla:

La capacidad de Slack para integrarse con miles de aplicaciones de terceros puede mejorar la productividad, pero también abre la puerta a riesgos. Las aplicaciones con permisos no verificados pueden solicitar acceso a información confidencial, creando vulnerabilidades que los atacantes podrían explotar. Sin una revisión cuidadosa, los administradores podrían verse gestionando una red de aplicaciones que compromete la seguridad y la gobernanza de datos en Slack Workspace.

La Solución:

Para prevenir estos problemas, asegúrate de implementar permisos estrictos para las aplicaciones. Comienza por crear una lista blanca de aplicaciones de confianza y bloquear cualquier aplicación no aprobada. Las configuraciones de gestión de aplicaciones de Slack permiten a los administradores controlar qué aplicaciones pueden añadirse al espacio de trabajo, limitando el uso a aquellas que cumplan con los estándares de seguridad de la organización.

Realiza auditorías regulares de las aplicaciones instaladas y los permisos que se les han otorgado. Revoca el acceso a las aplicaciones que ya no se usen o que tengan permisos excesivos. También puedes habilitar la revocación de tokens OAuth para limitar o revocar el acceso a una aplicación si se detecta una amenaza potencial.

Finalmente, integra Slack Enterprise Key Management (EKM) para mantener el control total sobre tus claves de cifrado. Esto asegura que, incluso si las aplicaciones de terceros acceden a tus datos, no podrán descifrar tus comunicaciones y archivos sensibles.

4. Desactivación Ineficiente de Usuarios: Cuentas Huérfanas y Riesgos de Datos

La Pesadilla:

La desactivación de usuarios en Slack puede ser un proceso complejo, especialmente cuando los empleados dejan la empresa repentinamente o se necesita desactivar a varias personas a la vez. No revocar adecuadamente el acceso a cuentas huérfanas crea un riesgo de seguridad significativo, ya que los exempleados podrían seguir accediendo a la información y las conversaciones de la empresa.

La Solución:

Automatiza el proceso de desactivación de usuarios mediante la integración de Slack con sistemas de RR.HH. o plataformas de gestión de identidad como Okta o Azure Active Directory. Estas herramientas pueden simplificar la desactivación de cuentas de usuario como parte de un flujo de trabajo más amplio que garantiza que los empleados que se marchan sean eliminados inmediatamente de todos los canales, espacios de trabajo y herramientas.

Para la desactivación manual, utiliza las herramientas de acción masiva de Slack para eliminar o desactivar rápidamente a los usuarios. Slack también ofrece la posibilidad de transferir la propiedad de cualquier archivo o canal que el usuario anterior administraba, reduciendo el riesgo de pérdida de archivos críticos.

Asegúrate de revisar regularmente los usuarios invitados y colaboradores externos. A menudo, las cuentas de invitados se pasan por alto, y estos usuarios pueden seguir teniendo acceso a canales sensibles mucho después de haber finalizado sus proyectos. Proactivamente, limpia las cuentas de invitados y elimínalas cuando ya no sean necesarias.

5. Falta de Visibilidad en la Gobernanza de Datos en Slack

La Pesadilla:

Uno de los mayores desafíos para los administradores de Slack es mantener la visibilidad en la gobernanza de datos, especialmente cuando la plataforma se usa en varios departamentos o ubicaciones geográficas. Sin supervisión en tiempo real, las conversaciones o documentos sensibles pueden estar expuestos, y el cumplimiento de normativas como GDPR, CCPA o HIPAA podría estar en riesgo.

La Solución:

Slack proporciona una API de registros de auditoría, que brinda a los administradores información sobre la actividad de los usuarios, incluidos inicios de sesión, acceso a canales, actividad en mensajes y eventos de intercambio de archivos. Integrar esta API con soluciones de gestión de información y eventos de seguridad (SIEM) como Splunk o Sumo Logic puede proporcionar alertas en tiempo real sobre actividades sospechosas.

Para una supervisión de mayor nivel, considera usar Slack Enterprise Grid, que ofrece herramientas mejoradas de gobernanza de datos. Esto permite un monitoreo más detallado, incluidas las interacciones y patrones de acceso de los usuarios a través de múltiples espacios de trabajo de Slack, facilitando la aplicación de protocolos de seguridad y cumplimiento.

Finalmente, configura políticas de cumplimiento automatizadas que notifiquen a los administradores cuando se violen las reglas, ya sea por compartir archivos incorrectamente, uso no autorizado de aplicaciones o comportamientos sospechosos de los usuarios. Monitorear y hacer cumplir la gobernanza de datos proactivamente asegura que mantengas un entorno de Slack seguro y en cumplimiento.

Mejores Prácticas para la Gobernanza de Datos en Slack Workspace

Para evitar las pesadillas administrativas y mantener seguro y conforme tu entorno de Slack, aquí tienes algunas mejores prácticas para la gobernanza de acceso y datos en Slack:

• Realiza auditorías periódicas de acceso

  : Asegúrate de que los permisos y roles de los usuarios estén alineados con las necesidades del negocio y elimina el acceso innecesario de manera oportuna.

• Usa la autenticación multifactor (MFA)

  : Añade una capa adicional de seguridad habilitando MFA para todos los usuarios.

• Monitorea la compartición de datos

  : Usa herramientas DLP de Slack o soluciones de terceros para controlar cómo se comparten los datos en los canales y con los usuarios externos.

• Controla los permisos de las aplicaciones

  : Permite solo las aplicaciones de terceros que hayan sido aprobadas y realiza auditorías periódicas de sus permisos.

• Automatiza la desactivación de usuarios

  : Optimiza el proceso de desactivación de usuarios con integraciones de gestión de identidad para reducir el riesgo de cuentas huérfanas.

• Habilita la supervisión en tiempo real

  : Usa la API de auditoría de Slack y herramientas SIEM para rastrear actividades sospechosas y garantizar el cumplimiento.

Seguir estas prácticas te ayudará a evitar las pesadillas más comunes de administración en Slack y garantizará que tu espacio de trabajo permanezca seguro, conforme y eficiente para todos los usuarios.

Preguntas Frecuentes

P1: ¿Qué es la gobernanza de acceso y datos en Slack Workspace? La gobernanza de acceso y datos en Slack Workspace se refiere a la gestión y regulación de quién tiene acceso a los canales, datos y aplicaciones de terceros, asegurando que la información sensible esté protegida y cumpla con las políticas de la empresa.

P2: ¿Cómo puedo evitar filtraciones de datos en Slack Workspace? Para evitar filtraciones de datos, usa las herramientas DLP integradas de Slack o integra soluciones de terceros para monitorear y controlar cómo se comparte la información confidencial en los canales. Además, limita el uso compartido de archivos y define políticas claras sobre qué se puede compartir en canales públicos versus privados.

P3: ¿Cómo gestiono las aplicaciones de terceros en Slack Workspace? Los administradores pueden controlar el acceso a las aplicaciones de terceros usando las herramientas de gestión de aplicaciones de Slack. Crea listas blancas de aplicaciones confiables y audita regularmente los permisos de las aplicaciones para asegurarte de que no tengan acceso innecesario a datos sensibles.

P4: ¿Cuál es la mejor forma de desactivar usuarios en Slack Workspace? Automatiza el proceso de desactivación integrando Slack con tu plataforma de gestión de identidad o sistemas de RR.HH. Esto garantiza que las cuentas de usuario se desactiven inmediatamente y se elimine el acceso a los canales sensibles cuando los empleados dejan la empresa.

P5: ¿Cómo puedo mejorar la visibilidad de las actividades en Slack Workspace? Usa la API de registros de auditoría de Slack para rastrear actividades de los usuarios, como intentos de inicio de sesión, acceso a canales y eventos de intercambio de archivos. Integrar estos datos con herramientas SIEM te permite realizar un seguimiento en tiempo real y recibir alertas ante actividades sospechosas.