Cómo Lograr un Alto ROI de tu Portafolio de SaaS

El modelo SaaS (Software como Servicio) ha revolucionado la forma en que las empresas operan, brindando acceso rápido y escalable a herramientas esenciales para la colaboración, la gestión de datos y la automatización de procesos. Sin embargo, a medida que las organizaciones adoptan más herramientas SaaS, también enfrentan un desafío común: gestionar un portafolio creciente mientras aseguran un alto retorno de inversión (ROI).

Si no se gestiona correctamente, las empresas corren el riesgo de pagar por licencias no utilizadas, herramientas redundantes y funciones premium que no aportan suficiente valor. De hecho, estudios muestran que hasta un 30% del presupuesto de SaaS de las empresas se desperdicia en herramientas innecesarias o infrautilizadas.

Para evitar estos problemas y maximizar el valor de las inversiones en SaaS, es fundamental adoptar un enfoque estratégico que permita optimizar costos, mejorar la adopción de herramientas y alinear el portafolio con los objetivos empresariales.

En este blog, exploraremos los pasos prácticos que puedes seguir para lograr un alto ROI en tu portafolio de SaaS, desbloqueando todo el potencial de tus inversiones en software.

¿Por Qué Importa el ROI de SaaS?

Maximizar el ROI de SaaS no es solo un objetivo financiero, sino una estrategia crítica para mejorar la eficiencia operativa, impulsar la productividad de los empleados y mantener una ventaja competitiva. Aquí te mostramos por qué enfocarte en el ROI de SaaS es esencial:

1. Eficiencia de Costos: Los costos de SaaS pueden descontrolarse rápidamente si las herramientas no se monitorean ni optimizan de manera activa. Medir el ROI ayuda a identificar oportunidades para reducir desperdicios y reasignar presupuestos.

2. Alineación Estratégica: Las herramientas SaaS con alto ROI suelen ser aquellas que están estrechamente alineadas con los objetivos de la organización, garantizando que el ecosistema de software respalde el crecimiento y la innovación.

3. Mayor Adopción: Cuando los empleados ven valor en las herramientas SaaS, la adopción aumenta, lo que mejora el impacto y el ROI general de las herramientas.

Al priorizar el ROI de SaaS, las empresas pueden transformar su portafolio de software en un motor clave de éxito.

Pasos para Lograr un Alto ROI en tu Portafolio de SaaS

A continuación, te presentamos los pasos esenciales para garantizar que tus inversiones en SaaS brinden el máximo valor a tu organización:

1. Realiza una Auditoría Integral de SaaS

El primer paso para maximizar el ROI de SaaS es comprender qué herramientas estás utilizando actualmente y cómo se están usando. Una auditoría detallada de SaaS te dará visibilidad total sobre tu ecosistema de software.

• ¿Qué herramientas SaaS están en uso en la organización?

• ¿Cuántas licencias se han adquirido y cuántas están activamente en uso?

• ¿Existen herramientas redundantes con funcionalidades similares?

Herramientas de gestión de SaaS como Torii, Zluri o BetterCloud pueden automatizar este proceso y proporcionar información detallada sobre el uso, la asignación de licencias y los patrones de gasto.

Consejo Práctico: Identifica herramientas infrautilizadas o redundantes y decide si optimizarlas, consolidarlas o cancelarlas para reducir costos.

2. Alinea las Herramientas SaaS con los Objetivos Empresariales

No todas las herramientas SaaS son iguales. Para lograr un alto ROI, evalúa si cada herramienta está alineada con los objetivos estratégicos de tu organización.

• Colabora con las Partes Interesadas: Involucra a los líderes de departamento para comprender sus necesidades y asegurarte de que las herramientas respalden sus flujos de trabajo.

• Define KPIs para las Herramientas SaaS: Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) claros, como ahorro de tiempo, mejoras en la productividad o ingresos generados.

• Evalúa el Ajuste Estratégico: Determina si la herramienta contribuye a prioridades clave del negocio, como la escalabilidad, la satisfacción del cliente o la innovación.

Consejo Práctico: Prioriza la inversión en herramientas SaaS que tengan un impacto directo en los resultados empresariales y elimina las que ofrezcan un valor limitado.

3. Optimiza el Uso de Licencias

Las licencias no utilizadas o infrautilizadas son una de las principales causas de desperdicio en el presupuesto de SaaS. Para maximizar el ROI, monitorea regularmente el uso de licencias y toma medidas para optimizarlo.

• Rastrea Usuarios Activos: Usa herramientas analíticas para identificar qué licencias están activas y cuáles están inactivas.

• Reasigna Licencias Inactivas: Asigna licencias no utilizadas a nuevos empleados en lugar de comprar suscripciones adicionales.

• Ajusta las Suscripciones: Reduce o cancela planes que no se correspondan con los niveles reales de uso.

Consejo Práctico: Implementa una revisión trimestral para asegurarte de que las licencias estén asignadas de manera eficiente y alineadas con las necesidades de los equipos.

4. Consolida Aplicaciones Redundantes

Muchas empresas acumulan herramientas SaaS con funciones similares, lo que puede aumentar los costos y complicar los flujos de trabajo. Consolidar estas aplicaciones puede mejorar la eficiencia y reducir los gastos.

• Identifica Redundancias: Usa los datos de tu auditoría de SaaS para encontrar herramientas con funcionalidades superpuestas (por ejemplo, dos aplicaciones de gestión de proyectos usadas por diferentes equipos).

• Estandariza en Toda la Empresa: Adopta una sola plataforma que satisfaga las necesidades de múltiples departamentos.

• Negocia Descuentos por Volumen: Consolidar en un solo proveedor puede ofrecer ventajas al negociar precios más bajos.

Consejo Práctico: Involucra a los empleados en la selección de herramientas para asegurarte de que la plataforma elegida cumpla con sus necesidades y fomente la adopción.

5. Rastrea y Mide el ROI

Para garantizar que obtengas un alto ROI de tu portafolio SaaS, es esencial rastrear y medir el valor que cada herramienta proporciona.

• Calcula el ROI: Usa la fórmula ROI = (Beneficios - Costos) / Costos. Los beneficios pueden incluir ingresos generados, ahorro de tiempo o mejoras en la productividad.

• Monitorea KPIs: Evalúa regularmente si las herramientas están cumpliendo con los KPIs definidos durante la fase de alineación.

• Recoge Retroalimentación: Obtén comentarios de los empleados para evaluar cómo las herramientas SaaS contribuyen a sus flujos de trabajo y productividad.

Consejo Práctico: Crea un panel de control para visualizar las métricas de rendimiento de SaaS e identificar áreas de mejora.

6. Negocia Contratos con Proveedores

Los proveedores de SaaS a menudo ofrecen flexibilidad en los precios, especialmente para clientes a largo plazo o empresas con grandes volúmenes de usuarios. Usa los datos de uso de SaaS para negociar mejores términos.

• Usa Datos de Uso: Presenta evidencia de licencias infrautilizadas para obtener descuentos o planes personalizados.

• Solicita Descuentos por Volumen: Si consolidas herramientas, negocia precios más bajos con un solo proveedor.

• Renegocia Antes de Renovaciones: Comunícate con los proveedores antes de que los contratos se renueven automáticamente para explorar mejores opciones.

Consejo Práctico: Utiliza plataformas de adquisición como Vendr para agilizar el proceso de negociación y obtener mejores ofertas.

7. Fomenta la Adopción y el Compromiso de los Empleados

Una herramienta SaaS solo es valiosa si se utiliza plenamente. La baja adopción puede disminuir significativamente el ROI, incluso si la herramienta es de alta calidad.

• Proporciona Capacitación: Ofrece talleres, tutoriales y sesiones de incorporación para ayudar a los empleados a utilizar completamente las herramientas.

• Recoge Retroalimentación: Solicita comentarios regularmente para identificar puntos de mejora y resolver problemas de usabilidad.

• Integra las Herramientas: Asegúrate de que las herramientas SaaS se integren perfectamente con otros sistemas utilizados por los empleados.

Consejo Práctico: Designa "embajadores de SaaS" en cada departamento para fomentar la adopción y actuar como puntos de contacto para resolver problemas.

8. Automatiza la Gestión de SaaS

Gestionar manualmente un portafolio SaaS grande puede ser tedioso y propenso a errores. Automatizar procesos como el seguimiento de licencias, el monitoreo de uso y el análisis de costos puede ahorrar tiempo y mejorar la precisión.

• BetterCloud: Automatiza flujos de trabajo de gestión de SaaS, incluyendo incorporación y offboarding.

• Lurel: Proporciona información sobre el uso de SaaS y ayuda a optimizar licencias.

• Torii: Rastrea el gasto en SaaS, detecta redundancias y simplifica la adquisición.

Consejo Práctico: Usa la automatización para identificar oportunidades de optimización sin agregar carga administrativa a tu equipo de TI.

Conclusión: Desbloquea el Potencial Completo de tu Portafolio de SaaS

Lograr un alto ROI de tu portafolio de SaaS requiere más que elegir las herramientas adecuadas; implica gestionar activamente tu ecosistema de software para alinearlo con los objetivos empresariales, reducir el desperdicio y maximizar su valor.

Al realizar auditorías, optimizar licencias, consolidar herramientas redundantes y fomentar la adopción, tu organización puede transformar su portafolio SaaS en un motor clave de crecimiento y eficiencia.

¿Listo para transformar tu estrategia SaaS? Comienza auditando tu portafolio actual, definiendo KPIs claros y utilizando herramientas de automatización para simplificar la gestión. Con el enfoque adecuado, tu portafolio de SaaS puede ser un impulsor clave de éxito para tu negocio.