Los Equipos de TI Se Benefician de los Insights del Uso de SaaS

En el entorno empresarial actual, las aplicaciones SaaS (Software como Servicio) son fundamentales para la operación de las empresas. Desde plataformas de colaboración hasta herramientas de análisis de datos, estas aplicaciones permiten que las organizaciones funcionen de manera más ágil y eficiente. Sin embargo, gestionar un ecosistema SaaS en crecimiento puede ser un desafío para los equipos de TI.

Sin información clara sobre cómo se utilizan estas herramientas, los equipos de TI pueden enfrentar problemas como costos descontrolados, brechas de seguridad y aplicaciones infrautilizadas. Aquí es donde los insights del uso de SaaS se convierten en un recurso invaluable. Estos datos proporcionan una visión clara de cómo, cuándo y por quién se utilizan las aplicaciones, permitiendo a los equipos de TI tomar decisiones informadas para optimizar operaciones, reducir riesgos y maximizar el valor de sus inversiones en SaaS.

En este artículo, exploraremos cómo los equipos de TI pueden aprovechar los insights del uso de SaaS para transformar su gestión de tecnología, garantizar la seguridad y generar valor para toda la organización.

¿Qué Son los Insights del Uso de SaaS?

Los insights del uso de SaaS son datos y análisis que muestran cómo los empleados interactúan con las aplicaciones SaaS dentro de una organización. Estos insights pueden incluir:

• Métricas de Uso: Información sobre la frecuencia y duración del uso de las aplicaciones.

• Utilización de Licencias: Datos sobre cuántas licencias están activas frente a las que no se utilizan.

• Patrones de Acceso: Detalles sobre cuándo y dónde los usuarios acceden a las aplicaciones.

• Tendencias de Seguridad: Indicadores de riesgos potenciales, como accesos no autorizados o incumplimientos en los controles de acceso.

Al analizar estos datos, los equipos de TI obtienen una comprensión más profunda del papel que juegan las aplicaciones SaaS en la organización y pueden tomar decisiones basadas en datos para optimizar su uso.

El Desafío de Gestionar Entornos SaaS Complejos

El rápido crecimiento del uso de SaaS ha simplificado muchos procesos empresariales, pero también ha generado una serie de desafíos. Muchas empresas enfrentan el fenómeno conocido como proliferación de SaaS o SaaS Sprawl, donde hay un exceso de aplicaciones utilizadas en diferentes departamentos sin una gestión centralizada.

Esto puede llevar a varios problemas:

1. Falta de Visibilidad: Los equipos de TI pierden el control sobre qué aplicaciones están en uso y quién tiene acceso a ellas.

2. Gastos Redundantes: Suscripciones duplicadas o aplicaciones que cumplen funciones similares aumentan los costos innecesariamente.

3. Shadow IT: Los empleados adoptan aplicaciones sin la aprobación del equipo de TI, lo que introduce riesgos de seguridad y cumplimiento.

Sin un acceso claro a los insights de uso de SaaS, las empresas corren el riesgo de desperdiciar recursos y exponerse a vulnerabilidades de seguridad.

Beneficios de los Insights del Uso de SaaS para los Equipos de TI

Aprovechar los insights del uso de SaaS puede marcar una gran diferencia en cómo los equipos de TI gestionan sus ecosistemas tecnológicos. A continuación, detallamos algunos de los beneficios clave:

1. Optimización de Costos y Reducción de Desperdicios

Un desafío común en la gestión de SaaS es el control de costos. Muchas organizaciones gastan de más en licencias que no se utilizan o en aplicaciones redundantes. Los insights de uso permiten a los equipos de TI identificar:

• Qué herramientas se utilizan regularmente y cuáles no.

• Licencias no utilizadas o suscripciones innecesarias.

• Oportunidades para consolidar aplicaciones con funciones similares.

Por ejemplo, si dos departamentos están utilizando diferentes herramientas de gestión de proyectos con características similares, consolidarlas en una sola aplicación puede reducir costos y mejorar la colaboración.

Además, los insights pueden revelar características premium que no están siendo utilizadas, lo que permite a los equipos renegociar contratos o cambiar a planes más económicos.

2. Mejora de la Seguridad y el Cumplimiento

Las aplicaciones SaaS son un objetivo frecuente para los ciberataques, especialmente si no se gestionan adecuadamente los controles de acceso. Los insights de uso ayudan a los equipos de TI a:

• Identificar patrones de acceso sospechosos, como inicios de sesión desde ubicaciones inusuales.

• Detectar aplicaciones que no cumplen con los estándares de seguridad, como la falta de autenticación multifactor (MFA).

• Monitorear quién tiene acceso a datos sensibles y garantizar que los permisos sean adecuados.

Por ejemplo, si una herramienta SaaS utilizada para manejar datos de clientes no cumple con las normativas de GDPR, los equipos de TI pueden implementar medidas correctivas o buscar una alternativa más segura.

3. Aumento de la Productividad del Usuario

Los insights del uso de SaaS pueden revelar si los empleados están utilizando todas las funciones de las aplicaciones disponibles. Si ciertos aspectos clave de una herramienta no se están aprovechando, los equipos de TI pueden:

• Ofrecer capacitaciones para maximizar el valor de la aplicación.

• Evaluar si la aplicación es adecuada o si debe ser reemplazada por una herramienta más intuitiva.

Por ejemplo, si un equipo de ventas no está utilizando funciones avanzadas de automatización en su CRM, los equipos de TI pueden organizar sesiones de formación para ayudarles a aprovechar mejor la herramienta.

4. Gestión de Shadow IT y Reducción de la Proliferación de SaaS

Los insights ayudan a los equipos de TI a identificar aplicaciones no autorizadas utilizadas por empleados, también conocidas como Shadow IT. Esto les permite:

• Detectar aplicaciones que no cumplen con las políticas de la empresa.

• Incorporar aplicaciones útiles bajo gestión oficial.

• Reducir silos de datos al integrar herramientas dentro de la infraestructura tecnológica existente.

Controlar el Shadow IT no solo mejora la seguridad, sino que también garantiza que todas las aplicaciones SaaS estén alineadas con los objetivos y necesidades de la organización.

5. Mejora de las Relaciones con los Proveedores

Los datos sobre el uso de SaaS permiten a los equipos de TI negociar contratos más favorables con los proveedores. Al comprender exactamente cómo se utilizan las herramientas, los equipos de TI pueden:

• Negociar planes personalizados que se ajusten a las necesidades reales de la empresa.

• Eliminar características innecesarias y optimizar el costo de las licencias.

• Solicitar mejoras o integraciones específicas basadas en datos de uso reales.

Herramientas para Acceder a Insights del Uso de SaaS

Para recopilar y analizar insights del uso de SaaS, los equipos de TI necesitan herramientas especializadas. Algunas de las más recomendadas incluyen:

• BetterCloud: Proporciona gobernanza y seguridad para aplicaciones SaaS, con insights sobre la actividad de los usuarios y riesgos de cumplimiento.

• Torii: Identifica Shadow IT, rastrea tendencias de uso y optimiza costos de SaaS.

• Lurel: Centraliza la gestión de SaaS, rastrea la utilización de licencias y asegura el cumplimiento normativo.

• Microsoft Defender for Cloud Apps: Ofrece monitoreo en tiempo real y análisis de vulnerabilidades en aplicaciones SaaS.

Conclusión: Empowering IT Teams with SaaS Usage Insights

Los insights del uso de SaaS son esenciales para que los equipos de TI gestionen con éxito sus ecosistemas tecnológicos en constante crecimiento. Al proporcionar datos claros y procesables, estos insights permiten a los equipos de TI optimizar costos, mejorar la seguridad y maximizar la productividad de los usuarios.

En un mundo donde los datos impulsan las decisiones empresariales, aprovechar los insights del uso de SaaS no solo ayuda a gestionar riesgos, sino que también desbloquea nuevas oportunidades para la innovación y la eficiencia operativa.

¿Listo para transformar la gestión de SaaS en tu organización? Comienza implementando una plataforma de gestión de SaaS y construyendo una cultura de colaboración en torno al uso de software en tu empresa.