Nuevas Aplicaciones: Cómo Evaluar y Gestionar Riesgos en SaaS

El ecosistema de SaaS (Software como Servicio) sigue creciendo, impulsando la innovación y mejorando la productividad en las empresas modernas. Desde herramientas de gestión de relaciones con clientes (CRM) hasta plataformas de análisis de datos, las aplicaciones SaaS ofrecen eficiencia y escalabilidad a las organizaciones. Sin embargo, cada nueva aplicación que se adopta también introduce riesgos potenciales, como vulnerabilidades de seguridad, incumplimientos regulatorios y costos ocultos.

Incorporar aplicaciones SaaS sin un proceso estructurado de evaluación puede exponer a las empresas a problemas que afectan no solo la seguridad, sino también la reputación y los resultados financieros. Por eso, es fundamental desarrollar una estrategia de incorporación que permita evaluar cuidadosamente a los proveedores de SaaS y gestionar de manera proactiva los riesgos asociados.

En este artículo, exploraremos cómo evaluar las aplicaciones SaaS antes de adoptarlas, las estrategias para gestionar riesgos y las herramientas que puedes usar para proteger a tu organización mientras adoptas nuevas tecnologías.

¿Por Qué es Importante Gestionar los Riesgos en SaaS?

El uso de SaaS se ha convertido en un pilar para muchas empresas, pero este cambio también ha traído desafíos únicos. Al depender de aplicaciones que manejan datos sensibles y procesos críticos, las empresas enfrentan riesgos que van desde brechas de seguridad hasta incumplimientos normativos.

Uno de los mayores riesgos es la proliferación del Shadow IT, donde los empleados adoptan aplicaciones no autorizadas sin pasar por el departamento de TI. Estas aplicaciones, aunque útiles en algunos casos, no se someten a las mismas evaluaciones de seguridad y cumplimiento que las aplicaciones oficiales, lo que crea puntos ciegos para los equipos de seguridad.

Además, muchos proveedores de SaaS no cumplen con las normativas específicas de la industria, como el GDPR, HIPAA o SOC 2. Esto pone en riesgo a las empresas que manejan información sensible, ya que cualquier incumplimiento podría derivar en sanciones legales y pérdida de confianza de los clientes.

Por último, los costos ocultos también son una preocupación. Las suscripciones no utilizadas o las funciones redundantes pueden inflar los gastos operativos sin proporcionar valor real a la empresa. Gestionar los riesgos en SaaS no solo es una cuestión de seguridad, sino también de eficiencia operativa y control financiero.

Evaluar Aplicaciones SaaS Antes de Incorporarlas

Un enfoque estructurado para evaluar las aplicaciones SaaS es fundamental para garantizar que estas sean seguras, compatibles y beneficiosas para tu organización. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

1. Evalúa la Seguridad del Proveedor

Antes de incorporar una aplicación, es esencial revisar las medidas de seguridad implementadas por el proveedor. Solicita información detallada sobre sus protocolos de seguridad, certificaciones y planes de respuesta a incidentes. Algunas áreas clave a evaluar incluyen:

• Cifrado de Datos: Asegúrate de que los datos estén cifrados tanto en tránsito como en reposo.

• Autenticación: Comprueba si la aplicación admite autenticación multifactor (MFA) y acceso mediante SSO (Inicio de Sesión Único).

• Ubicación de los Datos: Verifica dónde se almacenan los datos y si cumple con las normativas locales de soberanía de datos.

• Planes de Respuesta a Incidentes: Confirma que el proveedor cuenta con un plan claro para identificar y abordar incidentes de seguridad.

2. Confirma el Cumplimiento Normativo

Es crucial verificar que el proveedor cumpla con las normativas relevantes para tu industria. Esto es especialmente importante si trabajas en sectores regulados como la salud o las finanzas. Solicita las certificaciones del proveedor, como:

• SOC 2

• ISO 27001

• HIPAA (para datos médicos)

• PCI DSS (para datos de pago)

También debes revisar los informes de auditoría del proveedor para asegurarte de que sus prácticas de cumplimiento estén alineadas con tus requisitos.

3. Revisa las Políticas de Propiedad y Retención de Datos

Asegúrate de que las políticas del proveedor establezcan claramente que tu organización mantiene la propiedad total de sus datos. Además, confirma que el proveedor tiene un proceso seguro para eliminar o transferir los datos al finalizar el contrato.

4. Verifica las Garantías de Rendimiento

Solicita el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) del proveedor y revisa las garantías que ofrece en términos de rendimiento y disponibilidad. Busca métricas como:

• Porcentaje de tiempo de actividad garantizado (e.g., 99.9%).

• Tiempos de respuesta del soporte técnico.

• Penalizaciones en caso de incumplimientos del SLA.

5. Comprueba la Compatibilidad de Integraciones

Determina si la aplicación puede integrarse fácilmente con tus herramientas y sistemas existentes. La falta de compatibilidad puede generar silos de datos y reducir la eficiencia operativa.

Estrategias para Gestionar Riesgos Durante la Incorporación

Una vez que una aplicación SaaS ha pasado el proceso de evaluación, es esencial implementar estrategias para minimizar los riesgos asociados con su uso. Estas son algunas de las mejores prácticas:

Estandariza el Proceso de Incorporación

Crea un flujo de trabajo estándar para la incorporación de nuevas aplicaciones. Esto debe incluir:

• Revisión y aprobación por parte de TI y equipos de cumplimiento.

• Evaluaciones de seguridad y normativas.

• Asignación de un responsable para la gestión de la aplicación.

Un proceso bien definido asegura que cada aplicación sea evaluada antes de su adopción, reduciendo la posibilidad de Shadow IT.

Implementa Controles de Acceso Basados en Roles (RBAC)

Limita el acceso a las aplicaciones según las necesidades específicas de cada usuario. Los controles de acceso basados en roles garantizan que los empleados solo puedan acceder a las funciones y datos necesarios para cumplir con sus responsabilidades.

Monitorea el Uso y los Costos

Utiliza herramientas de gestión SaaS para supervisar el uso y los costos asociados con las aplicaciones. Estas herramientas te permiten identificar suscripciones infrautilizadas y optimizar los gastos. Algunas plataformas recomendadas incluyen:

• Torii: Ofrece visibilidad total de las aplicaciones SaaS y ayuda a identificar herramientas redundantes.

• Lurel: Centraliza la gestión de aplicaciones y rastrea el uso en toda la organización.

• BetterCloud: Se especializa en la gobernanza de SaaS y la automatización de flujos de trabajo.

Capacita a los Empleados en Seguridad SaaS

Los empleados son la primera línea de defensa contra los riesgos de seguridad. Realiza capacitaciones regulares para educarlos sobre:

• Reconocimiento de ataques de phishing.

• Creación de contraseñas seguras.

• Uso adecuado de herramientas SaaS aprobadas.

Una fuerza laboral informada puede ayudar a reducir el riesgo de errores humanos que puedan comprometer la seguridad.

Audita las Aplicaciones Periódicamente

Incluso después de incorporar una aplicación, es importante realizar auditorías periódicas para asegurarte de que sigue cumpliendo con tus estándares de seguridad y normativas. Estas auditorías también pueden identificar cualquier nueva vulnerabilidad introducida por actualizaciones de software o cambios en las políticas del proveedor.

Conclusión: Una Estrategia Proactiva para la Gestión de Riesgos en SaaS

Incorporar nuevas aplicaciones SaaS puede impulsar la productividad y la innovación en tu organización, pero hacerlo sin una evaluación y gestión adecuadas puede exponerla a riesgos significativos. Al adoptar un enfoque estructurado que combine evaluaciones rigurosas, estrategias de gestión de riesgos y el uso de herramientas especializadas, puedes garantizar que las aplicaciones SaaS beneficien a tu empresa sin comprometer su seguridad o cumplimiento.

¿Listo para fortalecer tu proceso de incorporación de SaaS? Comienza por auditar tus aplicaciones existentes, establecer un flujo de trabajo estándar y priorizar la seguridad y el cumplimiento en cada nueva adopción.