Offboarding de Nuevos Empleados en Apps: Gobernanza de Datos

Un offboarding mal gestionado puede exponer tu empresa a varios riesgos, incluyendo acceso no autorizado a información confidencial, fugas de datos y problemas de cumplimiento. Un proceso de offboarding estructurado garantiza que los empleados pierdan acceso a todos los sistemas y documentos de la empresa, mitigando cualquier riesgo potencial antes de que se convierta en un incidente grave.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para la gobernanza del acceso a datos, gobernanza del acceso a archivos y prevención de pérdida de datos (DLP) durante el proceso de offboarding, asegurando que los datos sensibles de tu empresa permanezcan protegidos incluso después de que un empleado se haya ido.

Por Qué el Offboarding en Apps de Colaboración es Crucial

Las apps de colaboración como Slack, Microsoft Teams, Google Workspace o Asana se han convertido en herramientas indispensables para las operaciones empresariales modernas. Los empleados las utilizan para compartir archivos, comunicarse en tiempo real y acceder a datos críticos de la empresa. Sin embargo, si un empleado deja la empresa y mantiene acceso a estas apps, esto podría generar riesgos graves, tales como:

• Acceso no autorizado a datos sensibles: Si los empleados siguen teniendo acceso a las herramientas de colaboración, podrían acceder inadvertidamente (o intencionalmente) a archivos confidenciales.

• Fugas de datos: Un offboarding mal gestionado podría permitir a los empleados copiar, compartir o eliminar documentos importantes, lo que podría conducir a violaciones de datos.

• Incumplimientos normativos: Las regulaciones como GDPR, HIPAA y SOX requieren controles estrictos sobre el acceso a datos. No revocar los accesos de manera oportuna puede resultar en el incumplimiento de estas normativas y conllevar multas o acciones legales.

Un proceso de offboarding bien ejecutado protege a la organización de estos riesgos, garantizando que los ex empleados no tengan acceso a sistemas, archivos ni canales de comunicación que contengan información sensible.

Pasos Clave para un Offboarding Seguro en Apps de Colaboración

1. Revocar el Acceso a las Apps de Colaboración de Inmediato

El primer paso del proceso de offboarding es revocar inmediatamente el acceso a todas las aplicaciones de colaboración cuando un empleado deja la empresa. Esto minimiza el riesgo de acceso no autorizado a los sistemas y datos de la empresa.

Mejores prácticas para la revocación de acceso:

• Gestión centralizada de usuarios: Utiliza un sistema de gestión de identidades centralizado (por ejemplo, Active Directory u Okta) para gestionar el acceso de los usuarios a todas las apps de colaboración. Esto permite deshabilitar o eliminar cuentas en todas las plataformas de manera simultánea.

• Revocar autenticaciones de dos factores (2FA): Asegúrate de que cualquier dispositivo vinculado para autenticación multifactor (MFA) sea eliminado o deshabilitado cuando el empleado sea dado de baja. Esto incluye desactivar el acceso a aplicaciones de autenticación o correos electrónicos utilizados para la verificación.

• Verificar acceso a apps de terceros: Algunas aplicaciones de colaboración permiten la integración con herramientas de terceros (como Trello o Dropbox). Asegúrate de deshabilitar también estas integraciones vinculadas a la cuenta del empleado.

Tomar estas medidas reduce el riesgo de acceso no autorizado y garantiza que el ex empleado no pueda iniciar sesión en ningún sistema.

2. Implementar un Plan Robusto de Gobernanza del Acceso a Datos

La gobernanza del acceso a datos (DAG) se refiere a las políticas, procesos y herramientas que controlan quién tiene acceso a qué datos dentro de una organización. Durante el offboarding de empleados, la gobernanza del acceso a datos es crucial para asegurarse de que el acceso a los datos confidenciales se corte de manera controlada y segura.

Consideraciones clave para la gobernanza del acceso a datos:

• Control de acceso basado en roles (RBAC): Asegúrate de que los permisos de acceso del empleado hayan sido auditados antes de su salida. Con RBAC, puedes desactivar fácilmente el acceso a carpetas o archivos específicos según el rol del empleado dentro de la organización.

• Auditar el historial de acceso: Antes de deshabilitar la cuenta, revisa el historial de acceso del empleado para asegurarte de que no se hayan copiado, compartido o descargado datos sensibles de manera inapropiada. Esto te permitirá detectar cualquier actividad sospechosa antes de completar el proceso de offboarding.

• Eliminar acceso a carpetas compartidas: En muchas aplicaciones de colaboración, los empleados pueden tener acceso a carpetas o unidades compartidas que contienen documentos sensibles. Asegúrate de revocar sus permisos no solo a nivel de cuenta, sino también en carpetas o archivos compartidos.

3. Asegurar la Gobernanza del Acceso a Archivos Durante el Offboarding

La gobernanza del acceso a archivos (FAG) se enfoca en controlar y monitorear cómo los empleados interactúan con los archivos y documentos sensibles de la empresa. Durante el offboarding, es vital asegurar que todos los archivos a los que el empleado tenía acceso estén protegidos y que sus capacidades de compartición sean deshabilitadas.

Mejores prácticas para la gobernanza del acceso a archivos:

• Deshabilitar permisos de compartición de archivos: Inmediatamente desactiva los permisos de compartición de archivos del empleado. Esto incluye desactivar el acceso a servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox.

• Rastrear y auditar descargas recientes: Usa las herramientas de auditoría de tus aplicaciones de colaboración para rastrear las descargas recientes de archivos o actividades de compartición del empleado. Esto te ayudará a identificar posibles robos de datos antes de completar el offboarding.

• Verificar que no se haya exfiltrado información: Es esencial verificar que no se haya transferido ni almacenado datos de la empresa en dispositivos personales. Utiliza herramientas como la

  Prevención de Pérdida de Datos (DLP)

  para monitorear y prevenir descargas o transferencias no autorizadas antes de que el empleado se vaya.

Controlar el acceso a los archivos y revocar los permisos de compartición reduce significativamente el riesgo de filtraciones de datos y garantiza que los documentos confidenciales de la empresa permanezcan protegidos.

4. Integrar Soluciones de Prevención de Pérdida de Datos (DLP)

Las herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) ayudan a salvaguardar los datos sensibles al monitorear y controlar cómo se acceden, comparten o transfieren los datos. Las soluciones DLP son esenciales durante el offboarding para evitar la exfiltración de datos por parte de ex empleados.

Cómo utilizar DLP en el offboarding:

• Monitoreo de transferencias de datos: Las herramientas DLP pueden monitorear en tiempo real las transferencias de datos dentro de las aplicaciones de colaboración, para garantizar que no se compartan archivos sensibles fuera de la organización. Si se detecta una actividad sospechosa, el sistema puede bloquear la acción y alertar a los equipos de TI o seguridad.

• Prevenir descargas no autorizadas: Las soluciones DLP pueden prevenir que los empleados salientes descarguen archivos sensibles a dispositivos personales. Esto asegura que los datos no puedan ser copiados o exportados durante el proceso de offboarding.

• Configurar alertas automáticas: Configura alertas automáticas para que se notifique a los equipos de seguridad si los empleados que están saliendo intentan acceder o compartir datos sensibles de manera inusual.

Las soluciones DLP proporcionan visibilidad y control sobre cómo se manejan los datos durante el proceso de offboarding, reduciendo el riesgo de pérdida de datos accidental o malintencionada.

5. Recuperar y Reasignar Dispositivos de la Empresa

En muchos casos, los empleados que se van pueden seguir teniendo acceso a dispositivos proporcionados por la empresa, como laptops, teléfonos inteligentes o tabletas. Para mantener el control sobre los datos de la empresa almacenados en estos dispositivos, es esencial recuperarlos y asegurar cualquier información sensible.

Pasos para asegurar los dispositivos de la empresa:

• Recuperación de dispositivos: Asegúrate de que todos los dispositivos propiedad de la empresa, incluidos laptops, teléfonos y tabletas, se devuelvan como parte del proceso de offboarding. Haz de este un paso obligatorio antes de la salida del empleado.

• Borrado remoto de datos: Si el empleado trabaja de forma remota o no se pueden recuperar los dispositivos de inmediato, utiliza herramientas de borrado remoto para eliminar cualquier dato sensible de los dispositivos de la empresa.

• Reasignación de acceso en los dispositivos: Una vez recuperados los dispositivos, desactiva el acceso a las aplicaciones de la empresa y a los archivos. Reasigna estos dispositivos a nuevos empleados con inicios de sesión limpios y asegúrate de que no quede ningún dato del usuario anterior.

Este proceso ayuda a prevenir cualquier acceso residual a información sensible y asegura que los dispositivos estén protegidos antes de ser reutilizados o reasignados dentro de la organización.

Errores Comunes en el Offboarding a Evitar

Un offboarding seguro requiere atención a los detalles. A continuación, algunos errores comunes que se deben evitar:

• Demoras en revocar el acceso: Cualquier retraso en revocar el acceso a las aplicaciones de colaboración después de la salida de un empleado puede exponer a tu empresa a riesgos innecesarios. El acceso debe revocarse inmediatamente.

• Negligencia en apps de terceros: Muchas apps de colaboración se integran con herramientas de terceros (por ejemplo, almacenamiento en la nube o sistemas CRM). Asegúrate de revocar también el acceso a estas herramientas para evitar "puertas traseras" que permitan el acceso a datos.

• No realizar auditorías: Realiza auditorías exhaustivas de las actividades recientes del empleado en las apps de colaboración, como acceso a archivos, comparticiones y descargas. Si no lo haces, podrías pasar por alto actividades sospechosas.

• Falta de comunicación con el equipo: Asegúrate de que el equipo sepa que un compañero ha sido dado de baja y recuérdales que no deben compartir información de la empresa ni otorgar acceso no autorizado después de la salida del empleado.

Evitar estos errores garantizará un proceso de offboarding seguro y sin complicaciones.

Conclusión: Un Offboarding Seguro Protege Tus Datos

El offboarding de empleados en las apps de colaboración es una parte esencial para proteger los datos de tu organización y cumplir con las normativas de seguridad. Al revocar el acceso de inmediato, implementar una sólida gobernanza del acceso a datos y gobernanza del acceso a archivos, y utilizar herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP), puedes garantizar que los datos sensibles de la empresa permanezcan seguros incluso después de que los empleados se hayan ido.

Asegurar la recuperación de dispositivos, la revocación de accesos y la realización de auditorías te ayudará a minimizar los riesgos y mantener la seguridad de las apps de colaboración. Implementar un proceso de offboarding estructurado no solo protege tus datos, sino que también salvaguarda la reputación de tu empresa a largo plazo.