Optimización de Costos SaaS: Métricas Clave para Rastrear

El modelo SaaS (Software como Servicio) ha transformado la forma en que las empresas operan, brindando flexibilidad, escalabilidad y herramientas para la colaboración. Sin embargo, este cambio también trae consigo desafíos significativos, especialmente en el control de costos. Muchas organizaciones terminan pagando por licencias sin uso, aplicaciones redundantes y funciones que realmente no necesitan.

La falta de visibilidad sobre el uso y los costos del software puede generar gastos excesivos y descontrolados. Afortunadamente, la optimización de costos SaaS no requiere recortes drásticos, sino el seguimiento de las métricas adecuadas. Al monitorear la utilización del software, el retorno de inversión (ROI) y otros indicadores clave, las empresas pueden reducir costos innecesarios y maximizar el valor de sus inversiones en SaaS.

En este blog, exploraremos las métricas esenciales que toda empresa debe rastrear para gestionar y optimizar los costos de SaaS de manera efectiva.

¿Por Qué es Importante Optimizar los Costos SaaS?

En la era de la transformación digital, las herramientas SaaS son fundamentales para mejorar la productividad, la innovación y la eficiencia operativa. Desde plataformas de gestión de proyectos hasta herramientas de automatización de marketing, las empresas dependen de docenas o incluso cientos de aplicaciones SaaS. Sin embargo, esta facilidad de adopción también hace que los costos de SaaS sean difíciles de controlar.

Las razones principales para priorizar la optimización de costos SaaS incluyen:

• Recursos Desperdiciados: Estudios muestran que las empresas desperdician hasta un 30% de su presupuesto en SaaS debido a licencias no utilizadas o software redundante.

• Riesgos de Escalabilidad: A medida que las organizaciones crecen, los costos de SaaS pueden aumentar rápidamente si no se gestionan adecuadamente.

• Restricciones Presupuestarias: Para startups y pequeñas empresas, optimizar los gastos en SaaS libera recursos para otras prioridades críticas.

• Cumplimiento y Seguridad: Las herramientas SaaS no monitoreadas pueden generar riesgos de cumplimiento y vulnerabilidades de seguridad.

Optimizar los costos SaaS permite a las empresas controlar el gasto, garantizar que su ecosistema de software sea eficiente y alinearlo con los objetivos estratégicos.

Métricas Clave para la Optimización de Costos SaaS

Para optimizar el gasto en SaaS, es crucial rastrear métricas específicas que brinden información accionable. A continuación, se detallan las métricas más importantes:

1. Utilización de Licencias

Una de las principales causas de gastos excesivos en SaaS son las licencias sin uso. La métrica de utilización de licencias mide cuántas de tus licencias compradas están siendo utilizadas activamente por los empleados.

• Por Qué es Importante: Las licencias sin uso representan dinero desperdiciado.

• Cómo Rastrearlo: Usa herramientas de gestión SaaS como BetterCloud o Torii para generar informes de utilización.

• Acción Clave: Reasigna licencias no utilizadas a nuevos usuarios o reduce el nivel de tu suscripción para que coincida con el uso real.

2. Redundancia de Aplicaciones

Es común que diferentes equipos dentro de una empresa utilicen múltiples herramientas para realizar funciones similares. Por ejemplo, un equipo puede usar Trello para la gestión de proyectos, mientras que otro utiliza Asana.

• Por Qué es Importante: Las aplicaciones redundantes aumentan los costos y generan ineficiencias.

• Cómo Rastrearlo: Realiza una auditoría de SaaS para identificar herramientas con funciones superpuestas.

• Acción Clave: Consolida aplicaciones redundantes en una solución única que sea utilizada por toda la empresa.

3. Utilización de Funcionalidades

Los proveedores de SaaS a menudo ofrecen planes premium con características avanzadas. Sin embargo, no todas las empresas utilizan estas funciones al máximo.

• Por Qué es Importante: Pagar por funciones no utilizadas es una pérdida de dinero.

• Cómo Rastrearlo: Solicita un informe de uso de funciones a tu proveedor de SaaS o recopila comentarios internos sobre qué funciones son realmente útiles.

• Acción Clave: Cambia a un plan más básico o negocia un plan personalizado que se ajuste mejor a las necesidades de tu equipo.

4. Costo por Usuario Activo (CPA)

El costo por usuario activo mide el costo promedio de tus suscripciones SaaS por empleado que utiliza activamente la herramienta.

• Por Qué es Importante: Ayuda a evaluar el ROI de cada aplicación.

• Cómo Rastrearlo: Divide el costo total de la suscripción entre la cantidad de usuarios activos.

• Acción Clave: Si el CPA es demasiado alto, evalúa si la herramienta justifica su costo o busca alternativas más económicas.

5. Pronóstico de Renovaciones

Muchos contratos de SaaS se renuevan automáticamente, lo que puede generar costos inesperados si no se gestionan correctamente. El pronóstico de renovaciones implica rastrear las fechas de renovación y evaluar si continuar, renegociar o cancelar la suscripción.

• Por Qué es Importante: No revisar los contratos antes de la renovación puede resultar en gastos innecesarios.

• Cómo Rastrearlo: Usa herramientas como Lurel para monitorear renovaciones y recibir recordatorios anticipados.

• Acción Clave: Cancela suscripciones subutilizadas antes de la renovación o negocia mejores precios o términos.

6. Retorno de Inversión (ROI) de Aplicaciones

Medir el retorno de inversión (ROI) de cada aplicación ayuda a determinar su valor para la organización.

• Por Qué es Importante: No todas las herramientas justifican su costo.

• Cómo Rastrearlo: Compara el costo de la aplicación con los beneficios que brinda, como tiempo ahorrado, mejora de productividad o ingresos generados.

• Acción Clave: Sustituye herramientas de bajo ROI por alternativas que ofrezcan más valor a un menor costo.

7. Detección de Shadow IT

El Shadow IT se refiere a las aplicaciones SaaS adoptadas por empleados o equipos sin el conocimiento o aprobación del departamento de TI.

• Por Qué es Importante: El Shadow IT puede generar gastos duplicados, riesgos de cumplimiento y vulnerabilidades de seguridad.

• Cómo Rastrearlo: Usa herramientas de descubrimiento de SaaS para identificar aplicaciones no aprobadas en uso.

• Acción Clave: Incorpora las aplicaciones útiles al inventario oficial o reemplázalas por alternativas aprobadas.

Herramientas para Rastrear Métricas SaaS

Hacer un seguimiento manual de estas métricas puede ser complicado y propenso a errores. Afortunadamente, existen herramientas diseñadas específicamente para ayudar a las empresas a monitorear y gestionar SaaS:

• BetterCloud: Proporciona gobernanza y seguridad para SaaS, con informes de uso y optimización de licencias.

• Torii: Detecta Shadow IT, rastrea costos y ofrece análisis de uso de SaaS.

• Lurel: Brinda visibilidad centralizada sobre la utilización de SaaS, el seguimiento de renovaciones y la optimización de costos.

• Vendr: Ayuda en la negociación de contratos y la adquisición de SaaS a precios competitivos.

Mejores Prácticas para Optimizar Costos SaaS

Para maximizar el valor de tus inversiones en SaaS, sigue estas mejores prácticas:

1. Realiza Auditorías Regulares: Revisa el uso de SaaS trimestralmente para identificar licencias no utilizadas, aplicaciones redundantes y oportunidades de ahorro.

2. Involucra a los Equipos: Colabora con líderes de departamentos para entender sus necesidades y alinear las aplicaciones con los objetivos empresariales.

3. Negocia Contratos: Usa datos de uso para negociar mejores precios, descuentos o planes personalizados con los proveedores.

4. Establece Políticas de Adopción: Crea lineamientos claros para prevenir el Shadow IT y asegurar que todas las nuevas aplicaciones sean aprobadas por TI.

Conclusión: Toma el Control de Tus Gastos SaaS

Las herramientas SaaS son fundamentales para las operaciones modernas, pero sus costos pueden salirse de control si no se gestionan adecuadamente. Al rastrear métricas clave como la utilización de licencias, el ROI de aplicaciones y la redundancia de herramientas, las empresas pueden tomar decisiones informadas para optimizar su ecosistema SaaS.

Con las estrategias y herramientas adecuadas, la optimización de costos SaaS se convierte en un proceso simple que permite ahorrar dinero, mejorar la eficiencia y maximizar el valor de cada suscripción.

¿Listo para optimizar los costos de SaaS en tu organización? Comienza implementando una plataforma de gestión SaaS y rastreando las métricas descritas en esta guía.