Comprendiendo los Documentos Entrantes y Salientes: Guía para TI

A medida que las empresas crecen, el volumen de documentos que entran y salen de la organización aumenta exponencialmente. Estos documentos contienen datos sensibles, propiedad intelectual, información de clientes y mucho más. Gestionar correctamente los documentos entrantes (de entrada) y salientes (de salida) es fundamental para garantizar la seguridad de tu negocio. Sin una adecuada gobernanza del acceso a datos y gobernanza del acceso a archivos, las empresas corren el riesgo de exponer información sensible a usuarios no autorizados, tanto dentro como fuera de la organización.

En este artículo, desglosaremos las diferencias entre los documentos entrantes y salientes, su importancia en las operaciones comerciales, y cómo establecer una sólida gobernanza sobre el acceso a archivos para proteger los datos de tu organización.

¿Qué Son los Documentos Entrantes y Salientes?

Documentos Entrantes

Los documentos entrantes son todos los datos, archivos y comunicaciones que ingresan a tu organización. Estos pueden provenir de socios externos, clientes, proveedores u otras fuentes relacionadas con la actividad comercial.

Ejemplos de documentos entrantes incluyen:

• Contratos de clientes

• Facturas de proveedores

• Correos electrónicos con documentos adjuntos de clientes

• Órdenes de compra

• Informes confidenciales de fuentes externas

Estos documentos a menudo contienen información sensible que debe ser clasificada, procesada y almacenada adecuadamente para evitar accesos no autorizados.

Documentos Salientes

Por otro lado, los documentos salientes son aquellos que tu organización envía a partes externas. Estos documentos pueden implicar el intercambio de datos comerciales propietarios, información confidencial de clientes o detalles financieros sensibles.

Ejemplos de documentos salientes incluyen:

• Facturas enviadas a clientes

• Contratos enviados a socios

• Propuestas y planes de proyectos

• Materiales de marketing

• Informes compartidos externamente

Dado que los documentos salientes representan datos que salen de tu organización, gestionar cómo y a quién se envían estos documentos es clave para mantener la integridad de los datos comerciales.

Tanto los documentos entrantes como los salientes presentan desafíos de seguridad únicos y deben manejarse con cuidado para proteger contra violaciones de datos, accesos no autorizados y problemas de cumplimiento.

La Importancia de Gestionar los Documentos Entrantes y Salientes

No gestionar adecuadamente los documentos entrantes y salientes puede llevar a varios riesgos, como violaciones de datos, problemas de cumplimiento y daños a la reputación. Aquí te explicamos por qué es tan importante manejar estos documentos de manera correcta:

1. Protección de Datos Sensibles

Los documentos entrantes suelen contener información sensible como detalles de clientes, datos financieros y acuerdos comerciales. Sin una adecuada gobernanza del acceso a datos, estos documentos podrían ser accesados por empleados no autorizados, lo que podría resultar en filtraciones de datos.

Los documentos salientes también presentan riesgos significativos, ya que a menudo incluyen información confidencial que se comparte con partes externas. Si no se gestiona adecuadamente, los documentos salientes podrían caer en manos equivocadas, provocando posibles responsabilidades legales o violaciones de confidencialidad.

2. Cumplimiento Normativo

Muchas industrias están sujetas a estrictas regulaciones como GDPR, HIPAA y SOX, que exigen a las organizaciones gestionar cuidadosamente cómo manejan y comparten la información sensible. Un mal manejo de los documentos entrantes o salientes puede generar incumplimientos que conlleven multas importantes o repercusiones legales.

3. Mitigación de Amenazas Internas

Ya sea de manera maliciosa o accidental, las amenazas internas pueden ocurrir si los empleados abusan de su acceso a documentos sensibles. Implementar una sólida gobernanza del acceso a archivos asegura que solo las personas adecuadas tengan acceso a archivos entrantes y salientes, reduciendo el riesgo de amenazas internas.

4. Optimización Operativa

Gestionar eficazmente los documentos entrantes y salientes permite a las empresas optimizar las operaciones y asegurarse de que los documentos lleguen a los destinatarios adecuados de manera oportuna. Esto mejora la productividad general y minimiza el riesgo de malentendidos o pérdida de datos.

Mejores Prácticas para Gestionar los Documentos Entrantes y Salientes

Para mitigar los riesgos asociados con los documentos entrantes y salientes, las empresas deben adoptar políticas robustas de gobernanza del acceso a datos y gobernanza del acceso a archivos. A continuación, te presentamos algunas mejores prácticas para gestionar estos documentos de forma segura y eficiente.

1. Clasificar los Documentos Según su Sensibilidad

No todos los documentos tienen el mismo nivel de sensibilidad, por lo que es importante clasificar los documentos entrantes y salientes según su nivel de riesgo. Por ejemplo:

• Público: Documentos destinados a compartir externamente, como material de marketing.

• Confidencial: Documentos internos que contienen información sensible pero no crítica.

• Altamente confidencial: Documentos con datos extremadamente sensibles, como informes financieros o contratos con clientes.

Al clasificar los documentos, las empresas pueden aplicar los niveles de acceso y controles de seguridad adecuados según la sensibilidad de la información.

2. Implementar Control de Acceso Basado en Roles (RBAC)

El Control de Acceso Basado en Roles (RBAC) es un componente crítico de la gobernanza del acceso a archivos. Este enfoque garantiza que los empleados solo puedan acceder a los documentos necesarios para su función específica. Por ejemplo:

• El equipo de ventas puede necesitar acceso a contratos con clientes y órdenes de compra.

• Los administradores de TI pueden requerir acceso a documentos de arquitectura de sistemas.

• El equipo legal puede necesitar acceso a informes de cumplimiento y contratos.

Al segmentar el acceso según los roles, las empresas pueden reducir el riesgo de accesos no autorizados a información sensible, asegurándose de que solo las personas autorizadas manejen los archivos entrantes y salientes.

3. Monitorear y Rastrear el Acceso a Documentos

Monitorear quién accede a qué documentos y cuándo es clave para mantener una sólida gobernanza del acceso a datos. Implementar herramientas que ofrezcan capacidades de monitoreo en tiempo real y auditoría permite a los equipos de TI y seguridad:

• Rastrear quién accede a los documentos entrantes.

• Monitorear cualquier transferencia o compartición de documentos salientes.

• Detectar actividades inusuales, como accesos no autorizados a documentos altamente confidenciales.

El seguimiento del acceso a documentos también proporciona valiosos registros de auditoría que pueden ser utilizados para informes de cumplimiento o investigaciones de seguridad.

4. Utilizar Soluciones de Prevención de Pérdida de Datos (DLP)

Las herramientas de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) están diseñadas para evitar que los datos sensibles se compartan o filtren de manera inapropiada fuera de la organización. Las soluciones DLP pueden:

• Monitorear documentos salientes y evitar que se envíen a destinatarios no autorizados.

• Bloquear a los empleados que intentan cargar datos entrantes sensibles en servicios en la nube externos.

• Alertar a los equipos de seguridad si los documentos sensibles están siendo compartidos fuera de los canales de comunicación aprobados.

Por ejemplo, si un empleado intenta enviar un contrato confidencial a su cuenta de correo personal, las herramientas DLP pueden bloquear la acción y notificar al equipo de TI sobre el incidente.

5. Establecer Protocolos de Cifrado y Compartición Segura de Archivos

Tanto los documentos entrantes como los salientes deben cifrarse para proteger su contenido de accesos no autorizados durante la transmisión o almacenamiento. El cifrado asegura que, incluso si un documento es interceptado, no podrá ser leído por terceros sin la clave de descifrado adecuada.

Además del cifrado, las empresas deben implementar protocolos seguros para compartir archivos salientes con partes externas. Esto podría incluir:

• Utilizar plataformas de compartición de archivos seguras (por ejemplo, SharePoint, OneDrive, o Google Drive) con controles de acceso basados en roles.

• Implementar documentos protegidos con contraseña o enlaces seguros que expiren después de un tiempo determinado.

• Evitar el uso de correos electrónicos personales o servicios en la nube no autorizados para compartir archivos sensibles.

Desafíos en la Gestión de Documentos Entrantes y Salientes

A pesar de la importancia de gestionar correctamente los documentos entrantes y salientes, muchas organizaciones enfrentan desafíos para establecer los controles adecuados. Algunos problemas comunes incluyen:

• Falta de visibilidad: Sin herramientas adecuadas, es difícil para las empresas monitorear quién está accediendo o compartiendo documentos entrantes y salientes.

• Políticas inconsistentes: En algunos casos, diferentes departamentos siguen procedimientos diferentes para gestionar documentos, lo que lleva a inconsistencias en la gobernanza de acceso a archivos.

• Amenazas internas: Las amenazas internas, tanto intencionales como accidentales, pueden resultar en la compartición de documentos sensibles con las personas equivocadas o en filtraciones externas.

• Presiones de cumplimiento: Mantenerse al día con los requisitos normativos para manejar documentos sensibles puede ser difícil, especialmente para las industrias que deben seguir directrices estrictas sobre la protección de datos.

Para abordar estos desafíos, las empresas deben invertir en soluciones integrales de gobernanza del acceso a datos y gobernanza del acceso a archivos que proporcionen un enfoque unificado para gestionar todo tipo de documentos.

Conclusión: Asegurando los Documentos Entrantes y Salientes con Gobernanza

La gestión de los documentos entrantes y salientes es un aspecto crucial de la estrategia de seguridad de cualquier empresa. Con el creciente volumen de información intercambiada entre empresas y sus socios, clientes y proveedores, asegurar los documentos sensibles a través de una adecuada gobernanza del acceso a datos y gobernanza del acceso a archivos es más importante que nunca.

Clasificar los documentos, implementar controles de acceso basados en roles, utilizar soluciones DLP y asegurar protocolos de compartición de archivos son prácticas clave para gestionar el flujo de documentos y prevenir el acceso no autorizado o las violaciones de datos. Esto, a su vez, ayuda a las organizaciones a cumplir con las normativas, reducir el riesgo de amenazas internas y proteger su valiosa información frente a amenazas internas y externas.